¿Cómo cumplir con el RGPD a la hora de realizar videollamadas con clientes?

¿Sabes cómo cumplir con el RGPD a la hora de realizar videollamadas?

El COVID-19 ha alterado la forma en la que nos relacionamos unos con otros. Estos cambios no solo se observan en la vida personal, sino también en la profesional.

En muchas ocasiones no son posibles las reuniones presenciales con clientes y por ello muchas empresas están concertando estos encuentros por videollamada, que muy probablemente se quedarán para el futuro.

Está claro que es hora de reinventarse y de aprovechar las facilidades que nos brindan las nuevas tecnologías pero sin descuidar ni perder de vista el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales.

A continuación, os facilitamos algunas recomendaciones a tener en cuenta siempre que utilicemos las video llamadas o videoconferencias para mantener reuniones con nuestros clientes:

A la hora de elegir la aplicación que vaya a dar soporte a las videollamadas:

Revise atentamente las condiciones de servicio y políticas de privacidad.
Compruebe que cuenta con cifrado de extremo a extremo.
Observe si es capaz de dar soluciones a las vulnerabilidades, ofreciendo regularmente actualizaciones que cubran los agujeros de seguridad.
Configure el acceso a la videollamada con contraseña

En cuanto a la posibilidad de grabar la videollamada:

Grabe la videollamada solo si es absolutamente necesario.
Antes de iniciar la videollamada, facilite al cliente toda la información exigida en el artículo 13 del RGPD (finalidad, supuesto de legitimación, ejercicio de derechos, etc). Puede hacerlo mediante un texto escrito que aparezca en pantalla o una locución de audio.
Acto seguido, recabe el consentimiento expreso de su cliente para grabar la reunión. Puede hacerlo facilitando una casilla de verificación en pantalla, siempre que no aparezca ya marcada.
Conserve la grabación durante el tiempo exclusivamente necesario para cumplir con las finalidades de tratamiento.
Adopte las medidas de seguridad que sean necesarias para garantizar la privacidad, integridad y disponibilidad de la grabación.

Revise sus medidas de seguridad:

Ha comenzado a tratar nuevos datos de sus clientes, tales como imagen y voz. Además, durante las videollamadas se compartirán datos personales y demás información confidencial de la empresa.

Es recomendable que estudie los posibles riesgos derivados del tratamiento y revise sus medidas de seguridad.

Establezca contraseñas de entrada a la reunión.
Lleve un registro actualizado de videollamadas.
Evite el acceso de personal no autorizado a las grabaciones.
Siempre que grabe la reunión realice copias de seguridad y aplique medidas de seguridad necesarias.
Valore facilitar la información sensible por una vía alternativa, por ejemplo, correo electrónico.

No se olvide de sus trabajadores:

Los trabajadores encargados de realizar videollamadas también ceden el dato personal de su imagen. Por esta razón, se puede informar a la hora de formalizar la contratación sobre la posibilidad de tener que participar en videollamadas entre las funciones propias del puesto.

En todo caso, si no se ha informado a la hora de formalizar el contrato por tratarse de trabajadores antiguos, sería necesario informar al trabajador con carácter expreso del contenido del artículo 13 del RGPD, no siendo necesario recabar su consentimiento expreso siempre que la realización de videollamadas con clientes/proveedores y demás en el entorno laboral sea necesario para el desarrollo de sus funciones laborales, lo que estaría legitimado por el marco del cumplimiento de un contrato de trabajo.

Ahora bien, solo en el supuesto de que se grabasen las video llamadas sería recomendable informar de ello a los trabajadores y solicitarles su consentimiento expreso.

Os facilitamos dos infografías de Tecnoderecho sobre videollamadas:

Esperamos que estas recomendaciones hayan sido de ayuda. Para más información no dudéis en contactar con nosotros.