Cesión de datos de trabajadores en la subcontratación
La cuestión sobre si las empresas pueden ceder los datos de sus trabajadores en los casos de subcontratación es una pregunta muy recurrente en los últimos meses, y por ello vamos a intentar explicarlo en estas líneas.
Cuando las empresas realizan la subcontratación de distintas actividades con otras empresas, deben verificar que estas entidades subcontratadas cumplen con en el pago de salarios y de las cuotas de la Seguridad Social de sus trabajadores, ya que si esto no fuera así, deberán responder solidariamente ante ambos por las obligaciones incumplidas, tal y como determina el art. 42.2 ET.
Es por este motivo, por el que las mismas se encuentran en el deber de pedir la cesión de determinados datos personales de los trabajadores subcontratados, para así poder acreditar que aquéllas cumplen con las obligaciones sociales referentes a Prevención de Riesgos Laborales, Seguridad social, o pago de salarios, además de permitir comprobar si el trabajador está realmente dado de alta.
En este sentido, existen dos circunstancias legalmente establecidas que permiten esta cesión:
a) una de ellas será, la autorización prestada directamente por el propio trabajador, ya que estos datos se consideran especialmente protegidos.
b) otra de ellas se considerará permitida, cuando esta comunicación de datos esté autorizada legalmente, o cuando el trabajador haya aceptado libremente una relación jurídica que implique de manera necesaria la comunicación de ciertos de sus datos personales.
Es el propio art. 6 del RGPD, el que determina que el tratamiento de los datos será lícito o legítimo, siempre que: el interesado dé su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para uno o varios fines específicos, el tratamiento sea necesario para la ejecución de un contrato en el que éste sea parte, para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable, y para la satisfacción de los intereses legítimos perseguidos por el responsable de tratamiento.
Además, el art. 9.2.b) del RGPD, permite expresamente los tratamientos de categorías especiales de datos personales de los trabajadores, siempre que estos sean necesarios en el cumplimiento de obligaciones y en el ejercicio de derechos específicos del responsable del tratamiento o del trabajador, en el ámbito del Derecho laboral y de la seguridad y protección social. Esto incluye los datos que contengan el IDC (Informe de datos de cotización), los cuales se considerarán oportunos, ya que permiten determinar las especialidades de cotización que se deben tener en cuenta, a la hora de elaborar una nómina. Asimismo, como a través de este documento, se permite elegir un período de cotización, lo más conveniente, es solicitar el período que se refiera a aquel en el que el trabajador está prestando sus servicios en la empresa.
Respecto a la vida laboral del trabajador, como se trata de un documento que se le tiene que solicitar personalmente, y que incluye datos que sobrepasan la relación existente con la empresa en la que esté prestando sus servicios, no se considerará un tratamiento pertinente a la hora de certificar el cumplimiento de las obligacione. En estos casos, los documentos –TC2 e ITC- ya nos permiten aclarar esta situación, limitando la solicitud exclusivamente a los trabajadores subcontratados, y no al resto de empleados de la empresa subcontratada.
Finalmente, es importante destacar que la empresa subcontratada que ceda los datos de sus trabajadores al empresario principal, pese a no tener que recabar el consentimiento expreso de aquéllos legalmente, si tienen el deber de informarles sobre la cesión de datos realizada, y de la posibilidad que tienen de ejercer sus derechos, cumpliendo así con el principio de transparencia del art. 12 RGPD, y 11 de la LOPDGDD.
